10 pasos para escoger su ERP

10 pasos para escoger su ERP





Oscar Aviv Rodríguez, Director de mercadeo y comunicaciones OasisCom
Retail, manufacturera, servicios, logística, servicios financieros, BPO, salud, agro; son solo algunos de los sectores que vienen creciendo en tecnologías de la información, si su empresa se identifica con una de estas industrias será de gran ayuda para usted esta información.

¿Cómo lograr qué su empresa esté alineada con las nuevas tendencias tecnológicas?

Generalmente cuando las empresas se dan cuenta que ya es hora de implementar en sus procesos una herramienta que ayude a mejorar su gestión, cambiar el sistema o sistemas actuales (ERP) por diversas razones, o que están utilizando varias herramientas que dejan su proceso incompleto por falta de compatibilidad entre ellas, es momento de tomar decisiones sobre una mejor solución que cumpla con las expectativas de la empresa y se adapte de forma adecuada a lo que se requiere; es importante tener en cuenta algunos aspectos fundamentales a la hora de escoger el ERP de su compañía:

En este artículo les dejo 10 pasos que deben tener en cuenta al escoger su ERP:


1.    Documéntese ¿Qué es un ERP?
Lo primero que usted tiene que tener claro es qué es un ERP (Enterprise Resource Planning) o en español 'Sistema de planeación de recursos empresariales' es un Software que le ayuda a mejorar cada uno de los procesos que maneja su empresa y como tal debe conocer sus procesos y verificar que este Software aplique a los mismos.
2.    Evalué el presupuesto
En el mercado usted va a encontrar diversas herramientas de diferente precio, arquitectura y alcances, en lo cual debe tener en cuenta a la hora de dimensionar su presupuesto que no siempre el precio más bajo es el más conveniente para los procesos de su compañía; por eso es muy importante valorar hasta dónde quiere llegar, y escoger un Software que se adapte a las necesidades de su empresa o negocio.
3.    Incluya al personal que estará directamente involucrado con la solución que escoja para su compañía.
En este tipo de decisiones así como es muy importante la parte de infraestructura, costos y conocer la solución o herramienta en diferentes niveles, también juega un papel muy importante el personal directamente involucrado con el Software, ya que ellos van a ser los usuarios finales, quienes van a cumplir los procesos y a interactuar la mayor parte del tiempo. Por estas razones se hace vital la participación y opinión del personal para aclarar dudas de gestión y detectar falencias o ventajas de la ERP a seleccionar.
4.    Identifique los procesos que quiere optimizar
Al identificar los procesos, actividades o tareas que se quieren atacar, usted tendrá claro el alcance a corto, mediano y largo plazo y de esta manera tendrá una visión más clara de lo que quiere, evitando en un futuro tener que volver a generar inversión en este tipo de herramientas, ya sea porque se quede corta en el ciclo de maduración o no cumpla los estándares en procesos a futuro. Trate de despejar la mayor cantidad de dudas en el proceso comercial, así la solución se adaptará al crecimiento de su compañía.
5.    Tecnología y plataformas
Aunque este es un tema más técnico, día a día las soluciones de Software se adaptan a los estándares de calidad y plataformas en uso, no es un punto para dejar sin la debida revisión; cuando hablamos del servidor de aplicaciones, las bases de datos soportadas, software y lenguaje en el que se desarrolla la solución, el tipo de licenciamiento etc. usted debe tener claro que la herramienta de su elección se empalme no sólo con sus procesos sino con las plataformas y tecnologías que más le convengan a usted y su compañía.
6.    Seguridad informática
A medida que la tecnología avanza, también los Hackers y delincuentes cibernautas; existen muchas soluciones en el mercado, pero no todas con los estándares y protocolos de seguridad suficientes para brindarle a las compañías la debida seguridad con sus datos financieros, estadísticos y confidenciales propios de cada empresa, esto sin contar la pérdida total de la información que se encuentra en la nube cuando no se tiene la debida seguridad informática.
7.    Soporte
En el proceso comercial cualquier solución nos transmite la idea que estará siempre de nuestro lado para brindarnos el soporte necesario, la solución a problemas técnicos en el momento que lo necesitemos y prácticamente nos vamos con la idea que todo será color rosa; el momento crítico llega cuando empezamos a tener inconvenientes con la solución adquirida y no nos responden, los tiempos de respuesta son inapropiados para nuestra operación y el color rosa pasa a ser color gris y negro en muchos casos; para evitar este tipo de percances es necesario tener el panorama claro, conocer la reputación de servicio que maneja la solución que tenemos en mente adquirir, conocer los tiempos de respuestas, los niveles de servicio y los costos que este implique; una vez el panorama claro podemos tener un criterio definido y tomar una decisión acertada.
8.    Referencias
Normalmente revisamos las empresas que tienen ya el producto o servicio y si son marcas reconocidas nuestra confianza aumenta y esto no está mal, pero no podemos pecar de inocentes solo porque vemos determinada marca en el catálogo de clientes de la solución que estamos evaluando; debemos ir más allá, solicitar las debidas referencias y de ser necesario contactar a los directos responsables de las marcas que sugiere la solución con el fin de conocer la verdadera gestión, tiempos del proyecto y calidad del servicio una vez implementado; esto sin duda permitirá más allá de “corchar” a la herramienta o solución en sus procesos, determinar desde la postura de la empresa si es conveniente o no optar por esta opción.
9.    Tiempos de implementación
Como todo proyecto de solución de Software, se maneja una desviación la cual debe ser tenida en cuenta y estar en conocimiento del cliente, esto ayudará a manejar retrasos en procesos específicos, colaboración por parte del personal al enfrentar determinados inconvenientes que se van presentando a lo largo de un proyecto. También ubica al responsable de parte de la compañía en el rol de plasmar tiempos más reales desde una visión de gerente de proyectos.
10.  Usabilidad y capacitación
Un aspecto que poco se tiene en cuenta a la hora de seleccionar un sistema ERP, es su usabilidad y capacitación sobre la herramienta; aunque parecen temas secundarios, también son de vital importancia, ya que la usabilidad es la que permite al usuario comprender de forma correcta, mejorar en tiempos el manejo de la misma, mejorar procesos de gestión y trabajar en un ambiente adecuado. En cuanto a la capacitación lo ideal es que los usuarios cuenten en el inicio, durante y después de terminado el proceso de implementación con capacitación constante que apoye el proceso de gestión de un nuevo sistema en sus procesos y a la vez pueda contar con la misma para generar menos casos de soporte y soluciones más rápidas y efectivas.
Después de tener en cuenta estos aspectos, usted podrá estar tranquilo de que conoce lo suficiente de la solución que escoja y esto presentará un panorama claro a nivel de herramienta y de servicio; recuerde que en el mercado se encuentran muchas soluciones que ofrecen y prometen avances tecnológicos que se adaptan a diferentes empresas; el caso de OasisCom no es diferente, en este momento contamos con una herramienta lo suficientemente completa para adaptarse a cualquier industria de los diferentes sectores, adicional cuenta con modelos de licenciamiento en la nube y cliente servidor, lo que permite ajustarse a la pequeña, mediana y grande empresa con diferentes planes y servicios que día a día ayuda a las empresas a crecer y mejorar sus procesos empresariales.




En el mercado usted encontrará muchos productos y soluciones que le brindan este tipo de servicio; empresas como OasisCom, una solución ‘ERP’ Colombiana con más de 25 años de experiencia en el sector de tecnología y con la satisfacción de prestar sus servicios a empresas como Totto, UM, Fondo Nacional del Ahorro, Computadores Para Educar entre otros han llevado a esta solución a trabajar con empresas a nivel Latinoamérica, permitiéndole expandir su mercado de forma considerable.




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